Proforma e Nota di credito

Cos'è una proforma

Le fatture proforma vengono utilizzate quando è necessario produrre un documento ad un cliente per servizi che non sono stati ancora erogati. La generazione di una proforma non significa che il cliente è tenuto ad effettuare un pagamento. Il pagamento non è obbligatorio e dal momento che non si tratta di una vera fattura non deve essere registrata come tale.

Vista la natura delle attività svolte all'interno di WHMCS, l'utilizzo delle proforma è altamente raccomandato. Di fatto tutti i prodotti/servizi venduti in WHMCS in genere non sono ancora stati erogati. Ad esempio i clienti sono tenuti ad effettuare il pagamento in anticipo prima del trasferimento del dominio o della creazione di un piano hosting.

Alla fine dell'anno sei tenuto a contabilizzare solo le vere fatture ignorando tutte le proforma non pagate per prodotti/servizi non rinnovati. Se disattivi la fatturazione proforma tutti i documenti generati da WHMCS saranno fatture reali che sei tenuto a contabilizzare.

Cos'è una nota di credito

Una nota di credito è una fattura con importo negativo inviata dal venditore all'acquirente in varie situazioni per correggere errori, come ad esempio il saldo in eccesso di una fattura, o per gestire correttamente rimborsi e recessi. Le note di credito in altri paesi vengono chiamate credit memo o reverse invoice.

Le note di credito non sono supportate da WHMCS pertanto quando si verificano problemi come il saldo in eccesso di una fattura WHMCS non è in grado di gestirli correttamente. Per questo motivo ti suggeriamo di attivare le note di credito nel tuo sistema. Leggi questo articolo per scoprire come generare le note di credito con Billing Extension.

Numeri di riferimento

Quando la fatturazione proforma è in uso, WHMCS genera proforma che saranno convertite in vere fatture nel momento in cui il cliente le salda. La coesistenza di questi due tipologie di documento potrebbe confondere i clienti. Vediamo un esempio.

1. WHMCS genera la proforma #1050
2. Il cliente la paga con bonifico bancario utilizzando 1050 come numero di riferimento nella causale
3. Quando il pagamento viene ricevuto la proforma #1050 diventa la fattura #15

Non c'è più traccia del numero 1050 nella fattura appena creata e questo potrebbe causare problemi ai clienti in fase di revisione dei pagamenti. Billing Extension dispone di una funzionalità chiamata Numeri di riferimento che se attivata memorizza i numeri di riferimento delle proforma nelle fatture.