Riduzione numero di fatture

WHMCS Billing

Uno dei più grandi problemi della fatturazione di WHMCS è che viene emesso un numero esageratamente alto di fatture. Per farti capire la gravità del problema, supponiamo di avere un cliente con servizi che scadono ogni giorno dell'anno. WHMCS ogni anno andrà a generare l'incredibile numero di 365 fatture.

Anche se si tratta di un esempio estremo, ogni hosting provider ha clienti che acquistano servizi e registrano domini in qualsiasi momento nel corso dell'anno. WHMCS però non comprende che l'emissione di così tante fatture rappresenta un problema.

Il processo di elaborazione delle fatture costa tempo e richiede l'impiego di persone che se ne occupino. Se si utilizzano le fatture cartacee, i costi sono tangibili. Si deve anche considerare il costo del personale che organizza, stampa e registra le fatture. Infine abbiamo i costi infrastrutturali che si applicano anche alla fatturazione elettronica.

Billing Extension aiuta le imprese a ridurre i costi eccessivi e non necessari nella gestione delle fatture riducendone il numero. Si tratta anche di un processo "green" che permette di risparmiare corrente e salvare alberi. Di seguito ti presentiamo i nuovi sistemi di fatturazione.

OneInvoice

La fatturazione mensile è finalmente arrivata in WHMCS. OneInvoice emette fatture mensilmente il che significa che per ogni cliente saranno generate un massimo di 12 fatture all'anno (i mesi senza servizi in scadenza vengono "saltati").

I clienti continuano a ricevere normalmente le proforma ma Billing Extension impedisce che si convertano in fatture. Tutti i dettagli sui pagamenti, i prodotti e domini interessati, vengono registrati per permettere l'emissione di un'unica fattura al primo del mese.

Supponiamo che a gennaio un cliente saldi 5 proforma. Invece di ricevere un numero equivalente di fatture subito dopo il pagamento, viene emessa una sola fattura il primo febbraio che le raggruppa tutte.

In sintesi:

• Fattura mensile
• Pagamenti multipli
• Rinnovi gestiti normalmente

OnePayment

OnePayment estende il concetto di OneInvoice ai pagamenti permettendo l'emissione di fatture mensili e la ricezione di pagamenti mensili dai clienti. Ricevere pagamenti su base mensile è importante per le seguenti ragioni.

Supponiamo di avere 500 clienti con la stessa dotazione di prodotti (5 servizi da 50 euro / mese ciascuno) e che le tariffe di incasso dei pagamenti siano del 2.4% + 0.35 euro per transazione. Alla fine dell'anno ecco la comparativa tra il funzionamento standard di WHMCS e OnePayment.

Come puoi osservare il numero di fatture e notifiche è stato ridotto dell'80% contribuendo ad un risparmio del 18% nei costi di transazione. Ora che abbiamo evidenziato i benefici nell'avere pagamenti mensili, passiamo alla spiegazione di come funziona.

Siamo al primo gennaio e OnePayment invia un'email dove sono riportati tutti i servizi, prodotti, domini e addon che scadono nel mese successivo a febbraio. I clienti hanno un mese intero per decidere cosa voglio rinnovare o cancellare. Se Enhanced Renewals è in uso, possono osservarlo anche dalla sidebar.

Al primo di febbraio, il sistema emetterà le fatture per permette ai clienti di rinnovare quanto è in scadenza nello stesso mese. Nel frattempo ricevono anche l'email dove si riportano i servizi, prodotti, domini e addon che scadranno nel mese successivo di marzo.

In parole povere il primo di ogni mese il cliente:

• Riceve un avviso per quanto è in scadenza nel mese successivo
• Ha un mese intero per decidere cosa mantenere o cancellare ed eventualmente caricare del credito nell'account
• Riceve la fattura per rinnovare quanto dovuto nel mese corrente

L'unica eccezione alla regola della fattura mensile è rappresentata dai nuovi ordini. Ad esempio quando un cliente registra un nuovo dominio, riceverà immediatamente la fattura. A partire dal successivo rinnovo, questo specifico dominio enterà a far parte della fatturazione mensile.

Prima di abilitare OnePayment assicurati che i clienti interessati non abbiano fatture "pendenti" (es. quelle soppresse da OneInvoice) altrimenti potresti fatturare due volte lo stesso servizio.

In sintesi:

• Fattura mensile
• Pagamento mensile
• Processo di rinnovo più semplice

Manual Invoicing

Manual Invoicing è un'evoluzione di OneInvoice. Come suggerisce il nome, al posto di emettere le fatture al primo del mese, puoi liberamente scegliere quando, chi e cosa cosa fatturare in un click da questa interfaccia.

È possibile anche impostare degli avvisi in modo da non rischiare di rimandare la fatturazione troppo a lungo. Tali avvisi sono disponibili anche per gli importi ed il numero di clienti ineterssati.

In sintesi:

• Fattura "su richiesta"
• Pagamenti multipli
• Rinnovi gestiti normalmente

Ciliegina sulla torta

A partire dalla versione 2.2.65, OneInvoice, OnePayment e Manual Invoicing possono essere utilizzati contemporaneamente sia globalmente che per clienti specifici.

Ad esempio puoi utilizzare la fatturazione standard di WHMCS per tutti i clienti, OneInvoce per Marco e Sara, OnePayment per Paolo e Manual Invoicing per Davide. In questo modo puoi soddisfare le esigenze dei clienti e porre le basi per un rapporto duraturo.