Personalizzazione documenti

Introduzione

Billing Extension offre diversi modi per personalizzare i tuoi documenti (fatture, proforma, note di credito) dalla pagina Impostazioni.



Una cosa che salta subito all'occhio è la possibilità di attivare o disattivare le proforma e le note di credito individualmente. WHMCS non supporta le note di credito nativamente e non distingue in maniera accurata le proforma dalle fatture. Grazie al nostro modulo ora è possibile dividere con certezza questi tipi di documento in categorie ben distinte. Analizziamo le impostazioni che tutti i tipi di documento hanno in comune.

Impostazioni comuni

Ogni tipo di documento (fattura, proforma o nota di credito) ha il suo proprio formato numerico, prossimo numero e incremento.

Formato numerico rappresenta il formato che vuoi utilizzare per la numerazione dei documenti. Non serve che sia solo numerico. Ad esempio puoi includere un prefisso o un suffisso (es. KATAMAZE-{NUMBER}). {NUMBER} è una variabile e sarà sostituita con il numero del documento (ad esempio il numero fattura). WHMCS offre 4 variabili, ma in Billing Extension ne abbiamo aggiunte altre. Ecco la lista completa:

• {YEAR}
• {MONTH}
• {DAY}
• {NUMBER}
• {ID} (novità)
  
• {USERID} (novità)
• {COUNTRY} (novità)
• {CURRENCY} (novità)
• {VIITENUMERO} (novità)

Se utilizzi un gestore documentale (EDMS) potrai categorizzare ed archiviare tutti i documenti a tuo piacimento. Il formato infatti sarà utilizzato anche come nome file per i file PDF. Vediamo come puoi sfruttare le variabili messe a disposizione per creare uno stile personalizzato:

• KATAMAZE{YEAR}-{NUMBER}-{CURRENCY} diventa KATAMAZE2018-125-EUR
• {COUNTRY}-{NUMBER} diventa US-125
• {MONTH}/{USERID}-{NUMBER} diventa 12-2-125

Con Prossimo numero puoi impostare il numero da assegnare al prossimo documento. Questo numero ha effetto sulla variabile {NUMBER} e può essere utilizzato per rigerenare fatture mancanti o per iniziare la fatturazione da un numero specifico anziché da 1 che verrebbe utilizzato in maniera predefinita in caso di migrazione a WHMCS da un altro sistema. Bisogna essere molto attenti se si modifica questo valore perché potresti causare numeri duplicati nella fatturazione.

Ogni volta che un nuovo documento viene generato, il numero successivo da assegnare si incrementa in automatico di 1. Nella maggior parte dei casi il numero di fatturazione deve essere sequenziale, poiché è quello che la legge prevede in diversi stati. Ecco perché in genere Incremento non dovrebbe essere modificato per non lasciare vuoti nella tua sequenza (1, 2, 3, 4...). Detto questo nessun ti obbliga a usare lo stesso approccio per le proforma. Per le proforma puoi tranquillamente decidere di lasciare dei vuoti nella numerazione. Impotizziamo di impostare questo valore a 5. Le proforma seguiranno la sequenza 1, 6, 11, 16...

Fatture

Se abilitato, Data fattura fa in modo che la data della fattura sia impostata al momento di emissione della stessa garantendo in questo modo la numerazione sequenziale. Questa opzione è largamente utilizzata in molti paesi specialmente in Europa e si applica anche alle note di credito.

L'opzione Sincronizza data scadenza viene in aiuto nel caso in cui utilizzi uno dei nostri sistemi che pospone l'emissione delle fatture come OneInvoice e Manual Invoicing. Quando queste funzioni sono in uso, potrebbero essere emesse fatture con scadenza antecedente alla data fattura. Se non vuoi che questo accada, attiva l'opzione per sincronizzare la data di scadenza alla data della fattura quando la prima precede la seconda.

Proforma

Se non desideri utilizzare le proforma, puoi disabilitare Fatturazione Proforma per far sì che WHMCS generi solamente fatture vere e proprie. Per una serie di ragioni descritte qui consigliamo di non farlo.

Note di credito

Come le proforma, le note di credito possono essere disabilitate dalle impostazioni agendo sull'opzione Note di credito. Leggi questo articolo se hai bisogno di capire se questa opzione è adatta al tuo caso. Dal momento che la sola differenza tra una fattura e una nota di credito è che l'ultima ha un importo negativo, entrambe possono condividere la stessa numerazione (es. Fattura #1, Nota di credito #2, Fattura #3). Se preferisci tenerle separate, abilita Numerazione sequenziale dedicata.

Quando l'ozione appena menzionata è in uso, oltre alle solite impostazioni (formato numerico, prossimo numeri, incremento) ne comparirà una aggiuntiva chiamata Identificativo. Consigliamo di utilizzare l'Identificativo per evitare possibile confusione tra le numerazioni di fatture e note di credito. Poniamo ad esempio di stare utilizzando le stesse impostazioni sia per le note di credito che per le fatture. Potremmo trovarci in questa situazione:

• Fatture: 2018-1, 2018-2
• Note di credito: 2018-1

Anche se stiamo utilizzando una numerazione sequenziale dedicata per le note di credito, alcune potrebbero sembrare duplicate. È il caso della fattura 2018-1 e della nota di credito 2018-1 dell'esempio riportato sopra. Benché siano effettivamente due documenti distinti, sembrano fatture duplicate. È in questi caso che l'identificatore ci viene in aiuto. Può essere anche una semplice lettera (es. B). In questo modo la nota di credito del nostro esempio diventa la 2018-1B.