Archivazione PDF fatture su FTP

Archivazione PDF fatture su FTP

Indietro   Pubblicato 18 aprile 2020
Tempo di lettura 3 minuti

A chi si rivolge?

ITF (Invoice To FTP) è un plugin integrato in Billing Extension che scarica i PDF generati da WHMCS (proforma, fatture e note di credito) per l'archiviazione su server FTP remoto. Il processo avviene automaticamente ogni giorno con l'esecuzione del cron di WHMCS.

ITF è particolarmente utile per le aziende che utilizzano i DMS (Document Management System) per l'elaborazione delle fatture in forma di file PDF dai quali estrarre dati come il numero, l'anagrafica del cliente e gli importi per poi passarli al gestore documentale e al software di contabilità. Su scala più piccola ITF è utile anche alle piccole e medie imprese per organizzare, archiviare e trasmettere le fatture al commercialista.

Struttura Directory

L'organizzazione delle cartelle e la nomenclatura dei file sono importanti specialmente quando si collabora con altre persone o se è in uso un DMS. A tal fine ITF offre massima flessibilità per creare percorsi e nomi file personalizzati. Tutto può essere cambiato, anche i nomi che WHMCS utilizza normalmente per i PDF.

Abbiamo preso spunto dagli Auto-Insert Tag per permetterti di progettare velocemente la struttura delle cartelle e dei nomi file. Un Auto-Insert Tag è come questo {COUNTRY} e svolge il ruolo di una sorta di segnaposto che in questo caso viene valorizzato con il paese di provenienza del cliente. Di seguito l'elenco completo dei tag disponibili. Se ne vuoi altri apri una richiesta di funzionalità:

  • {YEAR} Formato yyyy (2020, 2021...)
  • {MONTH} Formato mm (10, 11...)
  • {DAY} Formato gg (09, 10...)
  • {NUMBER} Numero fattura (tblinvoices.invoicenum)
  • {ID} ID fattura (tblinvoices.id)
  • {TYPE} Tipo di documento (Proforma, Invoice, CreditNote)
  • {USERID} ID utente
  • {COUNTRY} Paese utente ISO 3166-1 alpha-2 (IT, US, DE...)
  • {CURRENCY} Valuta utente (EUR, USD, AUD...)

Di seguito riportiamo alcuni principi da tenere in considerazione:

  • Puoi selezionare qualsiasi tag ed utilizzarlo in qualsiasi ordine
  • Uno stesso tag può essere utilizzato più volte
  • Utilizza lo slash / come separatore delle cartelle e .pdf come estensione file
  • Puoi liberamente aggiungere del testo ma i caratteri / \ : * ? " < > | sono sostituiti con -

{YEAR}/{MONTH}/{CURRENCY}/{COUNTRY}-{NUMBER}.pdf

Results:

  • 2020/04/USD/US-Invoice 120.pdf
  • 2020/04/USD/US-Invoice 121.pdf
  • 2020/04/EUR/IT-Invoice 122.pdf
  • 2020/04/EUR/FR-Invoice 123.pdf

{YEAR}/{MONTH}/{TYPE}/{CURRENCY}-{COUNTRY}-{NUMBER}.pdf

Results:

  • 2020/04/Invoice/USD-US-Invoice 120.pdf
  • 2020/04/Invoice/USD-US-Invoice 121.pdf
  • 2020/04/CreditNote/EUR-IT-Credit Note 122.pdf
  • 2020/04/Proforma/EUR-FR-Proforma 8204.pdf

{YEAR}/{MONTH}/ABC-{YEAR}-{MONTH}-{ID}.pdf

Risultato:

  • 2020/04/ABC-2020-04-8100.pdf
  • 2020/04/ABC-2020-04-8101.pdf
  • 2020/04/ABC-2020-04-8102.pdf
  • 2020/04/ABC-2020-04-8103.pdf

Data di inizio

ITF archivia i PDF di WHMCS in base alla data del documento (tblinvoices.date). In genere questa corrisponde alla data di generazione per le profoma e alla data di emissione per le fatture e note di credito. In parole povere, questa impostazione permette di stabilire una data di inizio. Ad esempio se imposti la data odierna ITF archivierà i PDF emessi d'ora in avanti. Adesso concentriamoci un istante sul seguente box informativo.

Nell'angolo in alto a destra c'è una piccola etichetta che riporta l'ultima data di esecuzione di ITF quanto all'archiviazione dei PDF. È possibile utilizzarlo per determinare se si sono verificati degli errori. Tieni però presente che Billing Extension lo riporta anche nel Centro notifiche. Puoi forzare ITF affinché ritrasmetta documenti emessi in giorni precedenti semplicemente modificando questo valore. Per maggiore chiarezza facciamo un esempio.

Supponiamo che tu abbia iniziato ad archiviare i PDF il 01/01/2020. Il 30/01/2020 ti rendi conti che il cron si si è eseguito il 28/01/2020. Modifica la Data di inizio da 01/01/2020 a 28/01/2020. Ciò farà si che ITF ritrasmetta tutti i PDF emessi a partire dal 28/01/2020 fino alla data corrente di esecuzione del cron.

È importante sottolineare che alcuni WHMCS sono configurati affinché la data della proforma venga aggiornata quando questa diventa fattura. Supponiamo che una proforma sia stata generata il 1 aprile e che il saldo sia avvenuto il 18. Il cron del 2 aprile archivierà la proforma mentre quello del 19 si occuperrà della fattura.

Un altro aspetto importante da tenere in considerazione è che ITF sovrascrive qualsiasi file se questo già esiste nell'FTP pertanto fai attenzione quando modifichi la Struttura Directory in un sistema in produzione.

Tipo documento

Questa impostazione permette di stabilire quale tipologia di PDF desideri archiviare in FTP. Ad esempio in genere per le aziende non è importante memeorizzare le proforma in quanto non sono vere fatture in tal caso seleziona semplicemente fatture e note di credito.

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