Fatturazione elettronica

Nel corso degli ultimi mesi abbiamo ricevuto molte richieste riguardanti l'implementazione della fatturazione elettronica italiana in WHMCS. In questa news cercheremo di mettere ordine alla confusione che ancora aleggia sull'argomento, rispondendo alle domande più frequenti e descrivendo la nostra soluzione pronta all'uso per WHMCS. Per maggiore chiarezza abbiamo diviso la news in sezioni:

• Premessa
• FatturaPA in WHMCS
• Fatturazione Elettronica
• Profilo base
• Profilo avanzato
• Conclusioni
  
• Aumento di prezzo

Premessa

La fatturazione elettronica entrerà in vigore a partire dal 1° gennaio 2019. Da questa data le prestazioni di servizi devono essere emesse esclusivamente in formato elettronico denominato FatturaPA. La fattura cartacea non ha più alcun valore e le aziende sono tenute adeguarsi per tempo al fine di non incorrere in sanzioni.

La FatturaPA è obbligatoria sia tra aziende e professionisti che verso i consumatori finali stabiliti nel territorio italiano. Benché non sia espressamente richiesto, è comunque consigliabile fare la FatturaPA anche verso soggetti dell'Unione Europea ed extra-EU in quanto ciò semplifica notevolmente la contabilità aziendale.

FatturaPA in WHMCS

WHMCS non è compatibile con la FatturaPA. Non dispone nemmeno dei dati e dei concetti necessari alla sua creazione. Nel corso delle ultime settimane abbiamo messo a punto una soluzione che permette di generare la FatturaPA da WHMCS implementandola nel nostro modulo Billing Extension. Di seguito descriviamo il funzionamento.



Con il cron giornaliero di WHMCS, tutte le fatture emesse dal sistema nel corso del giorno precedente saranno processate da Billing Extension. Come vi abbiamo accennato in precedenza, WHMCS non ha alcuna idea di concetti come il VIES, l'iscrizione REA, lo stato di liquidazione, la PEC, la firma digitale, il regime fiscale, l'esigibilità IVA e soprattutto non gestisce le note di credito.

È in questo passaggio che Billing Extension arricchisce e perfeziona le informazioni gestite da WHMCS compensando queste ed altre mancanze. A titolo esemplificativo ma non esaustivo, sarà possibile creare note di credito, validare le partite IVA comunitarie nel VIES e redigere il proprio profilo fiscale.

Nel successivo passaggio, Billing Extension si occuperà di effettuare controlli e validazioni su ogni fattura e nota di credito in esame riportando eventuali errori nel centro notifiche come indicato nell'immagine d'esempio in basso.



Nel caso in cui utilizzi WHMCS in italiano, i messaggi saranno in lingua italiana. È inoltre possibile "saltare" direttamente alla fattura incriminata per correggerla cliccando semplicemente sul messaggio. Queste fatture, una volta corrette, possono essere trasmesse di nuovo sia manualmente che automaticamente al successivo cron giornaliero.

L'ampia gamma di errori che il nostro modulo prende in considerazione corrisponde agli errori gestiti dall'Agenzia delle Entrate. Abbiamo deciso di replicare i controlli nel nostro software al fine di interrompere sul nascere l'invio di una fattura non corretta evitando in questo modo inutili attese e scambi di dati con il Sistema di Interscambio (SdI) dell'Agenzia delle Entrate.

Superati tutti i controlli, le informazioni vengono elaborate per la creazione della FatturaPA in formato XML secondo le specifiche tecniche dell'Agenzia delle Entrate. Anche durante la creazione dei file XML vengono fatti ulteriori controlli che garantiscono l'integrità delle informazioni.

Vogliamo sottolineare che per noi è sempre sempre stata una priorità fare in modo che WHMCS generasse il minor numero di fatture. Il modulo già evita l'emissione di fatture obsolete ed è munito di meccanismi che possono portare ad una riduzione fino all'80% secondo il nostro case study.

Nell'implementazione della FatturaPA abbiamo mantenuto lo stesso obbiettivo. Le fatture e le note di credito di uno stesso utente vengono inviate in lotti anziché singolarmente. Ciò riduce ulteriormente le spese di gestione sia della FatturaPA che di quella tradizionale che deve essere comunque mantenuta per i clienti esteri.

Terminata l'elaborazione delle FatturePA, tutti i file XML vengono archiviati in uno spazio FTP denominato cartella di alimentazione con un accesso FTP dedicato. Da questa cartella saranno prelevate le FatturePA per la trasmissione all'Agenzia delle Entrate.

Il sistema basato sullo spazio FTP garantisce la maggiore flessibilità e sicurezza ma stiamo valutando anche altre opzioni. Prima fra tutte l'invio di un'email che contiene in allegato tutte le FatturePA emesse giorno per giorno. Successivamente valuteremo possibili integrazioni con i webservice di aziende e software terzi che si occupano di fatturazione elettronica.

Fatturazione Elettronica

Arrivati a questo punto, grazie a Billing Extension abbiamo creato una cartella di alimentazione dove quotidianamente le FatturePA in formato XML vengono archiviate. Ora però bisogna trasmetterle all'Agenzia delle Entrate completando il percorso unico standardizzato verso il Sistema di Interscambio (SdI) che può essere riassunto in questi passaggi.

La FatturaPA viene firmata digitalmente e trasmessa al SdI che, agendo come un postino, la recapitara al soggetto a cui è indirizzata (privato, azienda o Pubblica Amministrazione) o la rifiuta (scarto) fornendo le motivazioni entro un certo numero di giorni. Al termine del percorso la FatturaPA viene memorizzata per un periodo di 10 anni (conservazione sostitutiva).

Precisiamo che di tutto questo non si occupa Billing Extension ma intervengono piattaforme sviluppate da altre aziende. Qui possiamo tracciare un grande spartiacque per aiutarti a capire meglio di cosa hai bisogno.

Profilo base

Se quanto descritto nel capitolo precedente ti è ignoto o hai una conoscenza frammentaria rientri in questo profilo. Stesso discorso se non hai alcuna intenzione di capirci qualcosa né tantomeno di cimentarti nello sviluppo di soluzioni ad hoc.

La fatturazione elettronica vera e propria, ovvero il dare un senso ai file XML della FatturaPA generati da Billing Extension, è un argomento intricato che sotto il profilo tecnico presenta tante sfide tecnologiche. Non ha alcun senso che ogni singola azienda debba affrontare da sola una sfida così complessa.

In nostro soccorso vengono varie aziende che hanno realizzato delle piattaforme che si occupano di ogni aspetto della fatturazione elettronica. Banalmente si tratta di dare loro accesso alla nostra cartella di alimentazione (quella che contiene i file XML della FatturaPA). Al resto penseranno loro.

Questo tipo di soluzione è la più rapida, economica ed indolore.

In tal senso abbiamo stretto una collaborazione con una di queste aziende che mette a disposizione anche una comoda interfaccia web dalla quale è possibile controllare la contabilità, gestire i fornitori ed integrare eventuali altri sistemi, e-commerce, siti web e punti vendita. Grazie all'integrazione con Billing Extension nel giro di pochi minuti potrai liberarti della questione fattura elettronica.

Maggiori informazioni sulla piattaforma e sui costi saranno riportate direttamente in Billing Extension quando rilasceremo l'aggiornamente contenente il supporto per la fatturazione elettronica.

Profilo avanzato

Se hai bisogno di integrare la cartella di alimentazione di Billing Extension con una piattaforma specifica, un webservice oppure se ti occupi internamente di adempiere agli obblighi della fatturazione elettronica, contattaci aprendo un ticket.

Conclusioni

Abbiamo già reso WHMCS compatibile con la FatturaPA XML mediante il nostro modulo Billing Extension e stretto una collaborazione con una piattaforma che adempie agli obblighi previsti dalla legge. Se sei un hosting provider, una web agency o un professionista ed utilizzi WHMCS, puoi dormire sonni tranquilli.

A chi acquistasse adesso il nostro modulo o ai già clienti che scaricassero l'ultima versione, informiamo che è temporaneamente inibita la possibilità di attivare la fatturazione elettronica. Finché non sarà approvato il DEF (Documento di Economia e Finanza), non possiamo conoscere gli ultimi dettagli necessari per mettere a punto l'XML. Si tratta comunque di modifiche di piccola rilevanza.

Aumento di prezzo

Con l'occasione informiamo sia i clienti che i visitatori di un cambiamento nel prezzo di Billing Extension. Il modulo è stato sviluppato ininterrottamente sin dal 2013. Ad oggi, dopo aver rilasciato oltre 90 aggiornamenti, il prezzo è sempre rimasto invariato.

Oggi Billing Extension è uno dei moduli più complessi e ricchi di funzionalità disponibili in WHMCS. Sfide come quella della fatturazione elettronica sono all'ordine del giorno. Affrontiamo continuamente problemi contabili da ogni paese, normativa e regolamentazione. Al fine di mantenere alti i nostri standard qualitativi si rende necessario, dopo 5 anni, un adeguamento del prezzo.

Sottolineiamo che i già clienti o coloro che acquisteranno il modulo prima del cambio di prezzo continueranno a pagare per sempre la stessa cifra che è al momento di 95 euro annuali.

Aggiornamento: Modifica del prezzo di Billing Extension.