Interfaccia amministrativa

Interfaccia amministrativa

Indietro   Pubblicato 1 settembre 2018 / Aggiornato 15 ottobre 2019
Tempo di lettura 5 minuti

Modifiche nei General Settings

Con Billing Extension abbiamo migliorato l'usabilità di WHMCS per evitare inutili complessità. Il nostro obiettivo principale è ridurre il tuo carico di lavoro fornendoti informazioni accurate. In questo processo abbiamo pensato che alcune parti di WHMCS fossero fuori posto e che altre dovessero essere rivisitate.

Per questo motivo abbiamo creato una versione migliorata della pagina Tax Rules che sostituisce la pagina predefinita di WHMCS, inoltre estendiamo il concetto di Late Fees a un nuovo livello e molto altro ancora. Ma la prima cosa che potresti notare è che molte opzioni di WHMCS sono state rimosse dai General Settings ed integrate direttamente in Billing Extension. In questo modo potrai trovare tutte le opzioni raggruppate per categorie, comodamente e in un unico posto.



Di seguito la lista completa di tutti i settaggi che sono state spostati:
  • Setup > General Settings > Localisation > Default Country
  • Setup > General Settings > Invoices > Store Client Data Snapshot
  • Setup > General Settings > Invoices > Enable Proforma Invoicing
  • Setup > General Settings > Invoices > Sequential Paid Invoice Numbering
  • Setup > General Settings > Invoices > Sequential Invoice Number Format
  • Setup > General Settings > Invoices > Next Paid Invoice Number
  • Setup > General Settings > Credit > Enable/Disable
Puoi trovare e gestire tutte queste opzioni dalla pagina Impostazioni del nostro modulo. Quando il sistema di Late Fees di Billing Extension è in uso, anche questi altri settaggi vengono rimossi:
  • Setup > General Settings > Invoices > Late Fee Type
  • Setup > General Settings > Invoices > Late Fee Amount
  • Setup > General Settings > Invoices > Late Fee Minimum

Sostituzione pagine

Tutti noi spendiamo molto tempo a filtrare ed esportare le fatture in file CSV ma WHMCS fornisce solo 9 filtri nell'amministrazione (Billing > Invoices) e fino a 5 nei Report (Reports > More > Invoices). Presto o tardi tutti ci accorgiamo che serve qualcosa in più. Per fortuna Billing Extension ci viene in aiuto. Abbiamo creato una nuova pagina che fornisce 33 filtri che possono essere applicati simultaneamente, utilizzabili anche per esportare le fatture in file XLS con supporto multilingua. Dai uno sguardo all'animazione qui sotto.



Siamo riusciti a creare questa pagina grazie al supporto della nostra tecnologia SorTables che permette di aggiungere, rimuovere, nascondere, spostare ed esportare i dati al volo. Abbiamo usato lo stesso approccio anche per la pagina delle transazioni (Billing > Transactions List) dove invece di 8 filtri ne troverai ben 13.

Quando abbiamo creato queste pagine, stavamo cercando di sostituire le rispettive pagine di WHMCS, tuttavia non volevamo che questa decisione fosse troppo invasiva. Per questo motivo abbiamo aggiunto "Sostituzione pagine" come opzione nelle impostazioni, per dare la possibilità di scegliere se sostituire le pagine WHMCS predefinite con le nostre oppure no.



Abilitando questa opzione, i menu Transactions List e Invoices(inclusi i sottomenù) punteranno alle pagine migliorate fornite da Billing Extension. Anticipando una possibile domanda: sì, cliccando su on Invoices > Unpaid verranno effettivamente mostrate le fatture non pagate, ma nel nostro modulo. Al contrario, lasciando questa opzione disabilitata, i link nei menu di WHMCS non saranno sostituiti. Le pagine migliorate di Bililng Extension saranno comunque raggiungibili dal menu Addons > Billing Extension.

Restrizioni fatture

Sappiamo che una fattura, una volta emessa, non può essere modificata. Anche un piccolo cambiamento necessita che tu e il cliente siate d'accordo su quella specifica modifica, ed entrambi dovete eliminare la versione precedente, sostituendola con la nuova. Quando una fattura è stata emessa da alcuni giorni, sulla carta, non è nemmeno possibile mettersi d'accordo su eventuali modifiche poiché probabilmente una delle parti avrà già registrato la fattura. Ora che abbiamo visto quanto è importante preservare i dati delle fatture, possiamo descrivere 4 importanti opzioni incluse in Billing Extension. Vediamole una per una


Merge. In WHMCS c'è una funzionalità che permette di combinare diverse proforma separate in una singola proforma. Anche se l'idea di fondere insieme delle proforma sembra abbastanza innocua, il problema è che la stessa azione può essere effettuata anche sulle fatture. Unire delle fatture, in pratica, combina tutte le singole voci delle fatture di partenza in una fattura singola, eliminando tutte le fatture tranne una (che farà da "contenitore" di tutte le voci originali). Questo causa problemi di fatturazione, poiché in pratica genera dei vuoti nella sequenza di fatturazione (se per esempio facciamo il "merge" di 4 fatture, 3 fatture spariranno dal sistema). Abilitare questa opzione rimuoverà il tasto Merge dall'interfaccia, in modo che nessuno potrà causare il problema.

Mass Pay. Come avviene per il Merge, questa funzione di WHMCS permette agli amministratori di creare delle proforma di pagamento massivo ma il suo utilizzo è più dannoso che utile. Da un lato permette ai clienti di saldare più proforma in un solo pagamento riducendo le tue spese di incasso ma dall'altro crea problemi contabili. Prima di tutto può essere applicata anche su fatture che risultano essere già pagate. In secondo luogo genera una nuova fattura che è del tutto inutile. Normalmente non vorresti mai che si verificasse una cosa del genere. Abilitare questa opzione rimuove il tasto Mass Pay dall'interfaccia in modo che non possa essere utilizzato inavvertitamente.

Eliminazione e Modifica hanno molto in comune. Siamo tutti d'accordo sul fatto che le fatture non possono essere eliminate o modificate una volta emesse ma che succede se una fatture viene eliminata per errore? E se uno degli amministratori, magari poco pratico di normative fiscali ne modifica una? Se non vuoi che questi scenari si verifichino, abilita entrambe le opzioni.



Come puoi vedere, con questa opzione abilitata, non è possibile eliminare una fattura (2018-1222) o una nota di credito (2018-1221). Non è possibile nemmeno selezionarle tramite checkbox. La stessa logica si applica anche alla vista fattura.



Come prima cosa un avviso in cima alla pagina ci informa che stiamo guardando una fattura (o una nota di credito) reale e che le modifiche sono disabilitate. Non è possibile modificare le descrizioni degli oggetti, i prezzi, lo status delle tasse. Inoltre non è possibile aggiungere nuovi oggetti. Le transazioni non possono essere eliminate e cosa più importante molte delle schede che seguono il "Summary" sono nascoste (Add Payment, Options, Credit). Se hai necessità di fare una modifica dovrai cliccare il tasto "Abilita modifica" all'interno del messaggio di avviso. Ciò consentirà temporaneamente la modifica della fattura.

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